Archiviazione posta elettronica VS Backup: 8-1

Backup e archiviazione centralizzata della posta elettronica possono sembrare molto simili se consideriamo solamente l’aspetto della copia dei messaggi, ma la seconda offre molti più vantaggi e con meno sforzo.

Una premessa, avere almeno una banale copia di sicurezza di tutta la posta è obbligatorio, anche se non ci sono leggi che stabiliscono questo sempre e in assoluto.

Non tutti eseguono almeno un backup tradizionale ma dobbiamo tenere sempre presente che tra tante mail inutili può essercene anche solo una per la quale vale la pena eseguire il backup totale, perché può essere l’unico mezzo necessario ad un collega per risolvere un problema o una controversia. Questo è il motivo per il quale io affermo sempre che non esiste posta sacrificabile. Eseguire tale copia e averla in casa è l’unico modo sicuro per mantenerla, affidarsi a provider esterni può consentire una garanzia di risarcimento per la perdita della posta, non può ridarti la tua posta.

Dunque se tanto dobbiamo farlo, non vale la pena adottare metodo migliore rispetto la modalità tradizionale?

Più adatto ai sistemi di posta attuali?

Vediamo quali sono i vantaggi che otteniamo con l’archiviazione centralizzata al posto di una procedura di backup standard.

•  Archiviando centralmente non solo eseguiamo il backup dei messaggi ma allo stesso tempo riduciamo il carico sul server di posta. Questo avviene perché prima viene eseguita l’archiviazione, quindi la posta di una certa “età” viene spostata dal server su una piattaforma a parte sulla quale è deduplicata e indicizzata, da questa poi viene eseguito il backup tradizionale, ovvero la copia di sicurezza. In questo modo è possibile ridurre il carico sul server di posta, sia dal punto di vista dello spazio disco, sia da quello delle risorse macchina utilizzate, perché molte delle ricerche di messaggi avverranno all’interno dell’archivio e non nel server (in modo trasparente, soprattutto agli occhi degli utenti).
• Archiviando centralmente posso eliminare le quote delle caselle perché non sono più necessarie. La capienza complessiva del server non sarà più un limite al quale prestare attenzione perché i messaggi saranno spostati nella piattaforma di archiviazione centralizzata liberando spazio secondo la schedulazione configurata.
• Posso eliminare i file PST distribuiti sui client. Non sarà più necessario mantenere archivi locali sui client per liberare spazio sul server di posta, in questo modo metto in sicurezza la posta aziendale da eventi come perdita/furto del notebook, cancellazione o danneggiamento dell’archivio. Se mi trovo già in questa condizione con l’archiviazione centralizzata posso rimediare consolidando centralmente i PST distribuiti sui client e da lì ripartire con una gestione più solida e sicura.
• Posso ridurre i requisiti complessivi di spazio disco da dedicare alla posta, sul server come abbiamo già detto, sulla piattaforma di archiviazione grazie alla deduplica del dato e di conseguenza sullo storage, dove il backup sarà costituito da dati deduplicati e non semplicemente compressi.
• Posso eseguire ricerche specifiche e rapide su tutta la posta, sul server ovviamente, ma anche nell’archivio centralizzato, perché seppur essendo deduplicato grazie ad efficaci sistemi di indicizzazione posso recuperare qualsiasi mail come se stessi cercando nel server di posta. Se non avessi l’archiviazione centralizzata e mi trovassi nella necessità di reperire un singola mail che non è più in linea, come utente non riuscirei a farlo autonomamente ma dovrei coinvolgere il reparto IT per una ricerca nei backup sicuramente più complessa.
• Posso avere la sicurezza di un archivio completo di tutte le cartelle di ogni casella a prova di manomissione e di un log di tutte le operazioni che l’utente ha effettuato sul suo archivio, questo a tutela del patrimonio documentale e dell’importanza che ha poter reperire una mail storica se è l’unico modo per risolvere una situazione problematica.
• Posso contare non solo su operazioni di ripristino certe ma anche rapide per tutte le mail andate perdute.
• Posso rispettare dei requisiti legali nell’ambito del mantenimento della posta relativi al articolo 2214 del Codice civile e 22 del Dpr 600/1973 che la comune procedura di backup non riesce a soddisfare in modo efficace.

 Da queste considerazioni possiamo concludere che con l’evoluzione della posta elettronica si sono evoluti anche tutti gli strumenti che servono per trattarla e le normali procedure di backup sono ormai obsolete perché il contesto in cui vengono utilizzate è cambiato.

Questo argomento è trattato anche in questa guida, nella quale puoi trovare le opinioni di oltre 3.000 IT Manager come te sui TOP10 Rischi sulla sicurezza informatica per il 2016.