Buone Ragioni per Archiviare Posta Outlook

Anche la tua casella e-mail è organizzata in cartelle e piena di documenti importanti ben ordinati in cartelle? Non svuoti mai il cestino perché in caso ti serva qualcosa lo puoi ritrovare lì? Sappi che questa organizzazione della casella non solo è sbagliata, ma comporta problemi e rischi. 

Come tutti ormai possiamo constatare personalmente, la posta elettronica è un indispensabile strumento di lavoro per lo scambio di informazioni e di documenti, è uno strumento indubbiamente molto utile e facilmente consultabile con il quale possiamo gestire e ricercare mail e informazioni scambiate con mittenti e destinatari anche dopo molto tempo dal loro invio e senza sforzo.

Succede anche molto spesso che le persone non svuotino mai nemmeno il cestino della posta eliminata, usandolo come una sorta di archivio, ma nel quale nel corso del tempo vanno a depositarsi migliaia di mail.

Lo strumento posta elettronica però pur essendo molto comodo e facile da usare, di contro ha anche alcuni aspetti amministrativi da dover considerare, uno di questi è l’incremento costante delle dimensioni degli archivi di ogni singola casella che comportano per l’amministratore di sistema l’esigenza di sempre più spazio di storage sui server di posta, e di contro la creazione di file PST sempre più pesanti nei pc dei singoli utenti, con la conseguente lentezza dei client di posta anche nelle operazioni più semplici come la ricerca di una mail specifica.

E Se si Rompe il PC?

Altri problemi che possono compromettere il corretto e costante utilizzo della posta elettronica, derivano dalla perdita di singole mail o dell’intero database di posta dovuto a cancellazione involontaria o rottura del disco, o ancora dalla possibile perdita o furto del proprio pc o dispositivo mobile.

Per prevenire e risolvere questi e altri problemi, si può ricorrere all’archiviazione della posta elettronica.

Come Archiviare Posta Outlook

Con archiviazione si intende un sistema di backup a lunga durata di tutte le mail, in appositi sistemi che ne preservino la struttura e l’integrità, magari comprimendone lo spazio utilizzato e indicizzando i file salvati, in modo da potervi accedere all’occorrenza e in maniera veloce.

I maggiori vantaggi che puoi trarre dall'archiviazione sono:

• La possibilità di ridurre le dimensioni dei singoli archivi di posta, sia sul server che sui clients, andando a ridurre anche il carico di lavoro dei server stessi.
• La possibilità di poter recuperare eventuali mail perse per errore, o addirittura ripristinare l’intero archivio.
• La velocità di consultazione dell’archivio delle mail, in quanto indicizzato in un database.
• Riuscire a consolidare più archivi di posta di un singolo utente in un solo punto.

Per raggiungere questi risultati ci sono diversi strumenti software.

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