MSP e noleggio nell’ IT : quale scegliere e perché

Spesso questi termini vengono utilizzati impropriamente a causa di un gergo che non fa distinzioni, che prende in considerazione solamente l’aspetto di una formula economica caratterizzata da un canone mensile, tuttavia ciò che per definizione è previsto all’interno di questi servizi non è la stessa cosa.

Entrambi offrono gli stessi benefici di tipo finanziario, contabile e fiscale, faccio questa premessa perché non sono queste le considerazioni per le quali propendere per l’uno piuttosto che per l’altro ma dato che ne stiamo parlando vediamo quali sono:

• I prodotti non vengono acquistati quindi non ne viene acquisita la proprietà, non diventano cespiti soggetti ad ammortamento di 5 anni.
• Lasciano la possibilità di utilizzare i capitali nello sviluppo del business senza intaccare le linee di credito aziendali, pertanto non pesano sull’esposizione finanziaria dell’azienda.
• Deducibilità totale ai fini IRAP, perché è un’erogazione di servizio, come una normale bolletta telefonica mensile.
• Previsione di spesa precisa e predeterminata.

Entrambi offrono la stessa flessibilità nella gestione del contratto:

• Consente di avere beni tecnologicamente avanzati ed adeguati alle necessità aziendali, perché non ci sono legami ad investimenti effettuati e piani di ammortamento ancora in corso, se si presenta l’obsolescenza può essere subito superata.
• Possibilità di proroga del contratto oltre la scadenza e di upgrade in corso di contratto.

Soluzioni come il noleggio e il Managed Service Provider non devono essere confuse con il leasing, con finanziamenti o locazioni finanziarie, perché seppur caratterizzate da rate mensili queste sono finalizzate all’acquisto e se avviene il trasferimento di proprietà non si può più contare su nessuno dei benefici elencati sopra.

Allora qual è la differenza tra:

• Noleggio (Locazione operativa)
• M-S-P (Managed Service Provider)

Il Managed Service Provider è il noleggio arricchito di tutti i servizi di gestione e manutenzione del prodotto oggetto del contratto.

Un contratto MSP infatti non prevede solamente il “diritto al godimento di un bene” come nel noleggio, ma anche l’erogazione da parte del fornitore di tutti i servizi annessi e connessi.

Chi sceglie un contratto MSP sceglie di non utilizzare il bene e di non preoccuparsi dello stato di quel bene, ma di ottenere solamente i benefici legati alla sua utilità, demandando ogni responsabilità al fornitore scelto.

Per esempio, avere un firewall a noleggio permette sicuramente di beneficiare di tutti gli aspetti finanziari e contabili, ma implica il doverlo gestire attraverso il reparto IT aziendale o tramite un fornitore esterno, con formule prepagate o a consuntivo, in ogni caso quantificate sul tempo dedicato dal fornitore stesso.   

Ciò che caratterizza questo scenario è il fatto che il firewall rimane un ambito sotto la responsabilità dell’IT interno e per questo un aspetto di cui preoccuparsi.

Se invece consideriamo la definizione pura di MSP, l’IT interno il firewall non lo tocca nemmeno ma si limita a notificare al fornitore eventuali problematiche che emergono nel tempo e a richiedere le configurazioni necessarie per l’operatività aziendale. Sarà cura, responsabilità e intraprendenza del provider mantenere l’apparato efficiente, correttamente configurato dal punto di vista della sicurezza, verificare ed applicare gli aggiornamenti, produrre la reportistica analizzarla e presentarla al cliente ad intervalli regolari.

In una soluzione di questo tipo è necessario definire molto bene i limiti delle competenze e che siano ben chiari a tutte le parti in causa, questo perché la definizione canonica prevede l’erogazione dei servizi unlimited, all inclusive, 24h/24h 365gg. ma non tutti i fornitori sono strutturati per supportare questa modalità.

Nella realtà pratica delle cose possono delinearsi situazioni intermedie perché il fornitore ha i suoi limiti o per contenere la quota di canone. Questo servizio più è completo e più costa e la differenza con il noleggio può essere notevole.

Noleggio e Managed service Provider possono essere considerati due step successivi, il primo ha il senso di passare ad un’ottica diversa dall’acquisto che effettivamente, visti i coefficienti applicati, risulta molto vantaggiosa, il secondo ha il senso di spingersi oltre e “noleggiare anche il personale IT”.

Perché farlo?

Il dimensionamento del reparto IT, il numero e complessità dei sistemi da gestire e il budget a disposizione, fanno si che ogni azienda sia una realtà sé stante, per questo le motivazioni alla base di una scelta possono essere molto diverse.

Il denominatore comune è che tutte le scelte che ruotano attorno all’M-S-P partono da confronti sul costo del personale, perché come abbiamo detto la differenza con il noleggio è la presenza delle prestazioni tecniche.

Se consideriamo puramente il costo orario, un tecnico esterno in MSP costa mediamente il doppio del personale interno e ora vediamo a quali benefici corrisponde questo costo maggiore:

• L’imprevedibilità dei tempi necessari per gestire ambiti specialistici è a carico del fornitore.
• Possibilità di utilizzare forza lavoro esterna solamente per il tempo necessario alla gestione del prodotto oggetto del contratto. 
• Possibilità di superare i limiti del reparto IT aziendale se questi non consentono di gestire in modo adeguato l’ambito del prodotto oggetto del contratto.
• Possibilità di focalizzare il reparto IT sulle attività che è preferibile gestire internamente, riducendo le verticalità all’essenziale e consentendo un controllo trasversale su tutti i sistemi.
• Rispetto le formule classiche di acquisto di servizi esterni prepagati, l’M-S-P risulta più prevedibile, perché regolato da un contratto pluriennale basato su canone mensile, che permette al cliente di avere la certezza su entità e ricorrenza dei costi. Essendo i servizi illimitati non c’è il pericolo che un evento imprevisto possa consumare anzitempo le prestazioni prepagate acquistate. Analogamente anche il tempo del personale IT interno è un costo e il servizio permette di non correre il rischio di dover allocare troppo una persona ad un singolo ambito.
• Possibilità di eliminare costi di formazione al personale altrimenti necessari, in quanto se non venisse adeguatamente formato sul prodotto sarebbe poco produttivo e quindi ancora più costoso.

Quindi scegliere tra MSP e noleggio significa fare delle valutazioni di questo tipo sui costi del personale IT , a volte è l’unica soluzione altre una strategia per ottimizzare la produttività e l’efficienza, in altre ancora è inadeguata.

Si sente ogni giorno di carenza di risorse e di budget che non permettono di sostenere nuovi stipendi e nella necessità di prestazioni tecniche questa può essere la soluzione.

Prendi per esempio questo Security Check-Up, sarebbe una di quelle attività che potresti richiedere tutte le volte che vuoi. Oltretutto come saprai le aziende saranno chiamate a ripetere sistematicamente indagini analoghe sulla valutazione del rischio come dettato dal nuovo regolamento sulla privacy (GDPR), ed entrare in un'ottica di "servizio", è il modo più semplice per demandare le attività che richiedono alta specializzazione in ambiti specifici.

Qui trovi un approfondimento completo su tutto quello che c’è da sapere sulla sicurezza informatica.