Produttività e sicurezza IT con il sync&share

Il perimetro dei sistemi informativi aziendali è sempre più indefinito perché le esigenze del lavoro in mobilità e i tempi sempre più stretti richiedono un accesso ai dati immediato e ovunque. Oggi questo requisito è fondamentale, tutte le funzioni aziendali hanno la necessità di dover dare risposte tempestive, cogliere al volo le opportunità e il lavoro in mobilità non può permettersi di subire rallentamenti o essere influenzato dalla distanza dall’azienda.

La produttività del personale è tanto maggiore quanto minore è il tempo necessario per lo svolgimento delle attività, è fondamentale perché accelera il processo aziendale e consente di svolgere più lavoro a parità di tempo ovvero di costo del personale.

Purtroppo quantificare in termini economici il tempo risparmiato dagli utenti grazie a una tecnologia non è immediato come confrontare due preventivi di una licenza software e quindi non è immediato calcolare il rientro economico dell’investimento per l’acquisizione di tale tecnologia, con la conseguenza che risulta più difficile verificare inconfutabilmente la convenienza di questo tipo di soluzioni e decidere per l’acquisizione.

La produttività degli utenti è uno degli obiettivi fondamentali che ogni IT Manager ha il compito di favorire, software e tecnologie sono le sue armi per questa sfida e la relativa scelta strategica riveste un’importanza assoluta.

Trasformare l’IT da costo a risorsa competitiva dipende proprio dalla capacità di riconoscere quando una tecnologia può portare produttività, cosa indiscutibilmente gradita sia alla direzione che agli utenti e accompagnata da aspetti di economia indiscutibili anche se non quantificabili sempre in modo preciso. 

Gli strumenti di sync&share sono utilissimi a questo scopo e la loro comodità è innegabile a maggior ragione se consideriamo il fatto che ognuno di noi utilizza mediamente 2 diversi dispositivi e ha la necessità di reperire l’ultima versione di ogni documento usando quello più comodo e immediato nel momento in cui deve accedere ad un’informazione.

Questa possibilità offre il notevole vantaggio di avere il dato aggiornato sempre a disposizione, di dare e avere risposte istantanee.

Pensate a quando richiedete un prezzo ad un fornitore e questo vi risponde “ora sono fuori ma quando rientro in ufficio ti scrivo” rispetto a quanto suona diverso da una risposta immediata del tipo “te lo mando subito”.

A prima vista può sembrare una banalità ma ciò che può nascere invece costituisce un notevole vantaggio:

• Per il cliente: maggiore soddisfazione per avere l’informazione nel momento in cui si manifesta la necessità e non il giorno dopo, in modo da poter proseguire con le valutazioni senza tornare successivamente sull’argomento.
• Per il venditore: soddisfare all’istante il cliente e quindi avere maggiore possibilità concludere la trattativa in tempi rapidi e oltretutto poter eseguire sul momento un’attività senza il bisogno di doversene ricordare successivamente.

In questo caso l’azienda venditrice, ovvero quella che ha adottato la tecnologia mobile ha ottenuto un doppio vantaggio, ma come quantificarlo economicamente?

Ecco che allora prendono piede gli strumenti gratuiti, forniscono l’utilità necessaria e non costano nulla, quindi la convenienza è assicurata.

Ma allora perché esistono quelli proprietari?

Dropbox è senza dubbio lo strumento di sincronizzazione più conosciuto ma ne esistono tanti altri più o meno identici dal punto di vista della user experience ma che possono essere molto diversi in ciò che li fa funzionare.

In generale ci consentono di avere a disposizione i nostri file sui diversi dispositivi nelle stesse versioni, sempre aggiornati all’ultima modifica senza doverli sincronizzare manualmente oppure di condividerli con altre persone per poterci lavorare entrambi.

Il loro funzionamento è trasparente all’utente che può lavorare sui propri dati normalmente, senza rendersi conto di come questi saranno sempre disponibili e aggiornati nel computer, nel tablet e nel telefono.

Purtroppo supportare la sincronizzazione dei file su tutti i nostri dispositivi anche se quello che ha apportato l’ultima modifica è spento, implica che questi programmi mantengano la versione sempre aggiornata dei nostri dati anche in uno spazio in cloud, del quale non abbiamo nessun controllo e consapevolezza:

• Pubblicato chissà dove;
• Gestito da chissà chi;
• Con chissà quali tecnologie;
• Secondo chissà quali politiche di sicurezza;
• Con chissà quanta attenzione;

Sono tutte informazioni che non sappiamo e dobbiamo prendere per come sono, ma sono gratuiti, quindi a caval donato non si guarda in bocca.

Ma oltre alla produttività una delle principali sfide che un CIO deve affrontare è quella di garantire la sicurezza IT e copiare i dati in cloud di cui non si conosce nulla non è il modo migliore di perseguire questo obiettivo.

Sincronizzare file e cartelle in modo sicuro si può fare, come?

 Scegliendo una tecnologia che consenta di avere il pieno controllo su:

• Piattaforma di gestione
• Politiche di sicurezza e accesso utente
• Ubicazione del dato

Spero di esserti stato utile, ma tu non perdere l'occasione di seguire il nostro blog, ogni settimana pubblicheremo nuovi articoli per aiutarti ad affrontare le sfide sulla sicurezza informatica.

Inoltre questo argomento è approfondito anche in questa guida insieme alle opinioni di oltre 3.000 IT Manager che abbiamo raccolto per costruire la classifica dei "Top 10 rischi sulla sicurezza informatica per il 2016", completate con molti consigli utili sulle contromisure da attuare.