Legal Automation

Signature è utile per attivare le firme elettroniche per i documenti aziendali.   

Raccogliere efficacemente la documentazione nel mondo della privacy può essere molto complicato e rischioso. Se la documentazione viene raccolta manualmente, possono verificarsi errori e inconvenienti nel processo, i quali possono causare gravi problemi legali e di privacy.

La firma digitale, o elettronica, è la soluzione perfetta per semplificare e rendere sicuro il processo di raccolta della documentazione. La firma elettronica ti consente di acquisire in modo rapido, preciso e legale tutti i documenti necessari direttamente online. In questo modo, risparmi tempo prezioso e riduci il rischio di errori e inconvenienti legati alla raccolta manuale della documentazione. Con la firma elettronica, puoi affidarti a un processo sicuro e affidabile che ti consente di rispettare le leggi sulla privacy e di evitare problemi legali.

Questo servizio prevede l'utilizzo di software come NAMIRIAL per la gestione delle firme elettroniche interne, dei dipendenti, e dei documenti esterni come i preventivi elettronici. L'utilizzo di firme elettroniche riduce la gestione cartacea e semplifica l'archiviazione dei documenti, migliorando così l'efficienza aziendale.   

Il servizio Signature è utile ad esempio per tutte le aziende che dotano la rete vendita di tablet per il rilascio di preventivi e, più in generale, per le aziende che desiderano migliorare la gestione dei documenti.  

Il processo di emissione dei certificati di competenza può essere estremamente complicato e inefficiente se viene eseguito manualmente. Ci sono molte preoccupazioni per la privacy e la sicurezza dei dati personali, e i documenti spesso si perdono o si smarriscono lungo la catena di fornitura.

Una soluzione efficace a questo problema è l'uso della Blockchain. La tecnologia Blockchain può essere utilizzata per emettere certificati di competenza in modo rapido e sempre aggiornato, garantendo al contempo la privacy e la sicurezza dei dati. Utilizzando la Blockchain, i certificati di competenza possono essere convalidati in modo sicuro e immutabile, garantendo trasparenza e tracciabilità senza precedenti. In questo modo, i responsabili della Privacy in azienda possono essere certi che i loro dati personali sono al sicuro e che i processi sono affidabili e efficienti.

Con la nuova normativa per la conservazione sostitutiva 2022 (già in vigore), nascono nuovi obblighi per il titolare dell’oggetto della conservazione:

• Nominare un Responsabile della Conservazione interno, che non può essere lo stesso soggetto erogante il servizio di Conservazione
• Nominare un Produttore dei pacchetti di versamento, che non può essere lo stesso soggetto erogante il servizio di Conservazione
• Predisporre e redigere un Manuale di Conservazione del Cliente, che non può essere redatto dallo stesso soggetto erogante il servizio di Conservazione e dovrà contenere:
  1. Release e cronistoria del manuale
  2. L’informazione del titolare dell’oggetto della conservazione
  3. I referenti coinvolti nel processo interno/esterno e relative deleghe
  4. I tipi di documenti portati in conservazione
  5. Modalità di creazione dei PdV (Pacchetti di Versamento), facendo riferimento ai formati, metadati, tempistiche, schedulazioni e modalità di trasmissione
  6. Riferimento al manuale del conservatore

A partire dal 1° gennaio 2022, secondo l’art. 71 del CAD, ogni azienda è tenuta a preoccuparsi di gestire e conservare a norma i propri documenti informatici, oltre all’obbligo di nominare delle figure chiave per organizzare e controllare le procedure di gestione e conservazione dei dati informatici.

Qualunque azienda o comparto aziendale utilizzi una soluzione CRM (Customer Relationship Management) e monitori i comportamenti online dei potenziali clienti nell'UE è tenuto a utilizzare un software conforme al GDPR. 

HubSpot garantisce ai direttori Marketing e Sales la conformità nella raccolta, gestione e trattamento del dato.