Estrazioni a Premi: Come Gestirle e Rispettare le Normative Legali

Le estrazioni a premi rappresentano una delle modalità più comuni e coinvolgenti per premiare i clienti e fidelizzare il pubblico in un concorso a premi. Sono il momento più atteso dai partecipanti poiché determinano i vincitori e assicurano la trasparenza del processo, sia che si tratti di una manifestazione a premi tradizionale sia di un concorso digitale. 

Tuttavia, è fondamentale sapere che le estrazioni a premi devono seguire precise normative per essere valide e per evitare sanzioni e altre problematiche legali. In questo articolo, esploreremo come gestire correttamente le estrazioni a premi, garantendo un'esperienza positiva sia per l'organizzatore che per i partecipanti.

Tipologie di Estrazioni a Premi

Come abbiamo detto, le estrazioni a premi sono il processo attraverso il quale si selezionano i vincitori (ed eventuali riserve) di un concorso. 

Come si legge sul sito del Ministero delle Imprese e del Made in Italy che disciplina l’organizzazione dei concorsi a premi: 

“l'assegnazione dei premi dipende dalla sorte; da un congegno o da macchina; dall'abilità dei concorrenti chiamati ad esprimere giudizi o pronostici relativi a manifestazioni sportive, letterarie, culturali o a rispondere a quesiti o ad eseguire lavori; dall'abilità dei concorrenti ad adempiere per primi alle condizioni stabilite dal regolamento della manifestazione.” 

Questo significa che il processo di estrazione dei premi avviene in modo casuale tra tutti i partecipanti che hanno rispettato le condizioni previste nel regolamento del concorso stesso. 

Esistono varie tipologie di estrazione dei premi, ad esempio:

• Estrazione manuale (come avviene ad esempio nel gioco della tombola). Questo tipo di estrazione è solitamente effettuato tramite l’estrazione di biglietti o numeri da un contenitore. È una modalità semplice, ma che richiede molta attenzione per evitare errori.
• Estrazione predeterminata dei codici vincenti (ad esempio "1 su 5 vince")
• Estrazione automatizzata online a rinvenimento immediato (instant win) dove un software determina in maniera del tutto casuale il vincitore immediatamente dopo la sua partecipazione. Qui l’algoritmo può essere personalizzato per quanto riguarda la frequenza di vincita ad esempio ogni X tempo "Vinci 1 premio al giorno".
  
• Estrazione finale alla presenza di un funzionario camerale/un notaio. Questa tipologia viene svolta spesso in abbinata agli instant win, per aumentare le probabilità di vincita dei partecipanti. Il concorso avrà una prima fase di gioco in modalità instant win dove i partecipanti si registrano, giocano e scoprono subito se hanno vinto uno dei premi minori. Al termine del periodo indicato per la modalità instant win viene organizzata l’estrazione finale tra tutti i partecipanti che ne hanno diritto dove, alla presenza di un funzionario camerale o un notaio (necessaria per garantire il rispetto dei criteri di assegnazione indicati nel regolamento e la parità di trattamento tra i concorrenti), vengono estratti i nominativi o i tagliandi vincenti per il premio più importante.
  
  

Normativa sulle Estrazioni a Premi

Come abbiamo già trattato in quest'articolo sulle regole dei Concorsi a Premi, in Italia la normativa da rispettare è il Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 2001, n. 430, che stabilisce che:

• Le estrazioni devono essere effettuate in modo trasparente e conforme al regolamento del concorso.
• Deve essere garantita l’imparzialità del processo di estrazione.
• La data e le modalità di estrazione devono essere chiaramente indicate nel regolamento del concorso.
• L'estrazione deve essere documentata e, se richiesto, può essere supervisionata da un notaio o da un funzionario camerale per garantire la validità del processo.

Inoltre, l’organizzatore (o il soggetto delegato, nel caso in cui l'azienda promotrice del concorso a premi abbiamo delegato a un'agenzia tutte le attività necessarie) deve comunicare al MIMIT Ministero per le Imprese e il Made in Italy l’avvio (almeno 15 giorni prima della data di inizio) e la chiusura del concorso, allegando il verbale di chiusura, la dichiarazione di consegna dei premi richiesti ed eventuale devoluzione di quelli non richiesti o non assegnati alla Onlus individuata nel regolamento. 

Le Estrazioni a Premi e la Gestione dei Dati Personali

Un altro aspetto importante riguarda la gestione dei dati personali dei partecipanti. In conformità con il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), l’organizzatore del concorso è obbligato a proteggere i dati raccolti durante la partecipazione e durante l'estrazione. I partecipanti devono essere informati su come verranno utilizzati i loro dati e, se necessario, devono essere raccolti i consensi espliciti per l’elaborazione dei dati.
La trasparenza nell’utilizzo dei dati è fondamentale anche in relazione alle comunicazioni sui vincitori, che devono rispettare le normative sulla privacy. 

Come Facilitare la Gestione delle Estrazioni a Premi con un Software

Gestire correttamente le estrazioni a premi è complesso, ma fortunatamente ci sono strumenti che possono facilitare questo processo. Un software specifico per la gestione dei concorsi a premi può automatizzare molte delle operazioni, come la registrazione dei partecipanti, la personalizzazione della modalità di gioco instant win, l'estrazione casuale dei vincitori. Winmatiq® è il software avanzato che abbiamo sviluppato per gestire a regola d'arte tutta l'organizzazione di un concorso a premi dalla registrazione alla modalità di gioco alle statistiche in tempo reale; inoltre, permette di inviare notifiche ai vincitori e raccogliere la documentazione necessaria per il controllo e la conferma delle vincite.

In conclusione, le estrazioni a premi sono un elemento fondamentale per garantire l'imparzialità e la trasparenza del concorso, evitando che il processo venga influenzato da favori o errori. Il corretto svolgimento dell’estrazione è essenziale per evitare contestazioni e garantire che tutti i partecipanti abbiano le stesse possibilità di vincere. Durante l’organizzazione di un concorso a premi, è il soggetto delegato (un’agenzia come la nostra incaricata dalla società promotrice proprio per adempiere a tutte le attività necessarie) ad occuparsi tra le altre cose di prenotare per tempo la disponibilità del funzionario camerale. Stai pensando di realizzare un nuovo concorso a premi? Scarica la nostra guida per farti ispirare dalle tante iniziative che abbiamo seguito in questi anni.