Cos’è un workflow? Il cuore della Marketing Automation

I workflow sono lo strumento più intelligente che un’azienda possa usare per fare la Marketing Automation. Tutti vogliono ottenere contatti di potenziali clienti dai canali online. Ma una volta trovate le lead, queste non sempre sono pronte ad acquistare subito ma lo saranno nel tempo. Come si fa a trasformarle in clienti? I workflow di marketing sono perfetti per questo scopo.

Workflow definizione

Definizione: Workflow o letteralmente flusso di lavoro si riferisce alla gestione dei processi lavorativi attraverso la creazione di modelli con lo scopo di automatizzare totalmente o parzialmente i processi per raggiungere specifici obiettivi di business. Si parla in senso lato di workflow aziendale ma in questo caso specifico trattiamo sistemi workflow di marketing.

Cos’è un workflow di marketing?

Nel marketing e in particolar modo nella lead generation, un workflow è un processo che viene attivato automaticamente dopo che un certo contatto del database lo ha scatenato compiendo una precisa azione online.

Facciamo un esempio. Dopo che un visitatore del tuo sito compila la form per iscriversi alla tua newsletter, puoi creare un workflow che manda un’email il giorno dopo con un contenuto da scaricare, una tre giorni dopo con un secondo contenuto e una la settimana successiva per mettersi in contatto con la tua azienda.

Più in generale i workflow sono flussi di lavoro e possono essere creati anche per altri scopi oltre alla mera gestione delle leads, come lo scambio di informazioni nel team di marketing o l’assegnazione di un contatto a un commerciale, ma la prima tipologia è di sicuro la più famosa.

Come Creare un Workflow

La cosa più importante da valutare è il software per creare il tuo workflow. Ti consiglio di sceglierne uno completo per il marketing automation, vediamo perché.

Se utilizzi software esterni al tuo database e al tuo sito (come ad esempio constant contact o simili) non saranno mai in grado di sapere esattamente tutto quello che succede sulle tue pagine web e aggiornare di volta in volta le liste di contatti che devono essere inseriti nel flusso del workflow. Infatti la maggior parte di automatismi che vengono creati con questi software sono molto lineari e poco targettizzati (quindi meno efficaci).

Utilizzando invece un software con tutti gli strumenti per l’inbound marketing interconnessi (pagine del sito, Call To Action, Landing Page, form, email, social network, contatti, …) ogni workflow conosce tutte le informazioni disponibili sui contatti e può essere gestito in maniera molto più smart. Ad esempio con cicli “if, then” e diramazioni nel caso in cui il prospect compia o meno un’azione dopo l’attivazione del workflow. In questo modo la profilazione è maggiore e l’efficacia aumenta notevolmente.

Con un software all'altezza del tuo progetto la gestione workflow sarà più semplice.

Come facciamo noi: esempio di worflow di marketing

Noi abbiamo scelto HubSpot, il software enterprise per l’inbound marketing, proprio perché tutti i tool comunicano e ogni azione di marketing è molto più mirata, completamente automatizzata e soprattutto tracciata, in modo da ottimizzare sempre più l'efficacia delle strategie.

In HubSpot ci sono diversi tipi di workflow che si basano:

1. Sul momento in cui è stata compilata una form
2. Su una data precisa
3. Su una "proprietà" che i contatti hanno in comune tra di loro (ad esempio quelli che hanno visualizzato una certa pagina).

Una volta dentro al workflow si possono creare infiniti percorsi, che tengono conto di tutto quello che fa il contatto online. In questi percorsi puoi, ad esempio, stabilire che tutti i contatti che appartengono a una lista omogenea o che hanno già visitato una specifica pagina del tuo sito o scaricato un contenuto comincino a ricevere delle e-mail personalizzate in base a ciò che hanno visto e a cui sono interessati. 

Puoi stabilire anche degli intervalli di tempo tra un'azione e la successiva o puoi prevedere delle "biforcazioni": se il contatto non risponde/interagisce allora continua l'invio, altrimenti se compie l'azione prevista l'invio di e-mail si ferma o parte un diverso tipo di comunicazione.

Ecco l’esempio di un workflow che abbiamo creato per nutrire le lead con diverse offerte:

Dopo la creazione del workflow è fondamentale l’analisi, e anche in questo HubSpot è maestro, perché permette di controllare tutto quello che è successo, compresi i dati di apertura e click delle email. 

In questo modo hai la possibilità di misurare l'efficacia della tua strategia di marketing, fare dei test e vedere cosa funziona con i tuoi potenziali clienti. Fare marketing basandosi sui dati è molto più smart sia per aumentare i risultati, in termini di lead generate, ma anche in termini economici perché i lead prima o poi si trasformeranno i clienti!

Guarda come inviamo noi le email con HubSpot, per capire come potresti migliorare il tasso di apertura e di click, migliorando le performance del tuo marketing automation. Scarica qui il tutorial per realizzare workflow e applicare la marketing automation.

Segmentazione, CRM, Contenuti dinamici

La marketing automation è una bomba, lo sappiamo bene. Per arrivare a fare workflow con l'invio automatico di e-mail serve un sistema complesso alla base della tua strategia di marketing che svolga una efficace ed accurata segmentazione/profilazione dei visitatori e dei contatti.

Sarebbe molto riduttivo associare i workflow al semplice invio di e-mail automatiche! I workflow inviano messaggi personalizzati, contenuti che cambiano in base alle azioni che gli utenti fanno, a ciò che leggono e a ciò che scaricano dal sito. Una persona che riceve una mail commerciale e non la apre, potrà essere interessata a un contenuto diverso, magari un video educativo sull'uso del prodotto o dalle opinioni di altre persone che hanno già provato un prodotto o servizio. 

Non ha senso inviare comunicazioni a caso perché non interesserebbero e verrebbero cestinate senza nemmeno essere aperte. La personalizzazione dei contenuti, che diventano quindi dinamici, aumenta i tassi di apertura delle comunicazioni, di conversione dei contatti e la percezione del tuo brand: non verrai considerato l'ennesimo marchio che spamma le e-mail commerciali, ma un brand che invia comunicazioni davvero utili e interessanti.

Per la segmentazione serve dunque anche un CRM che registri le informazioni dei visitatori che si convertono e per informazioni non intendiamo solo quelle di base, cioè demografiche, ma soprattutto dove passano il tempo, quali pagine o prodotti hanno guardato: insomma stiamo parlando di sistemi che aiutano veramente ad avere un'idea dell'obiettivo e dei bisogni di chi ti legge.

Tutte queste funzionalità sono integrate e automatizzate all'interno di HubSpot. 

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