Lead Distribution Software: l’integrazione che manca al tuo CRM

Uno dei passi indispensabili nell’allineamento corretto tra marketing e sales consiste nel trovare un metodo/sistema di allocazione delle lead qualificate per il marketing (MQL) ai commerciali più idonei a portare avanti le varie trattative.

In molti casi un buon CRM e un sistema di workflow automatici permettono di superare questo passaggio senza intoppi. Spesso però l’assegnazione è più complessa e richiede l’integrazione di un lead distribution software specifico.

Per capire in che modo si può procedere all’assegnazione delle lead al reparto sales possiamo presentare 2 esempi molto diversi tra loro e spiegare per ognuno di essi i passaggi ipotetici da seguire e le eventuali difficoltà riscontrabili.

Assegnazione lead ai commerciali con CRM e workflow automatici

Come primo esempio, supponiamo di essere un’azienda B2B che vende componenti meccaniche a varie imprese che usano i suddetti pezzi per l’assemblaggio di dispositivi industriali.

I contatti raccolti grazie ad attività di lead generation e gestiti grazie al CRM di HubSpot, ad esempio, diventano destinatari di varie email di nurturing, volte a qualificarli sempre meglio e a mantenere “caldo” il loro interesse verso la nostra azienda e i nostri prodotti”. In questo modo i contatti diventano progressivamente MQL e solo a questo punto devono essere ripartiti ai commerciali interni all’azienda su base geografica (ogni commerciale copre una zona più o meno estesa d’Italia) affinché ogni trattativa (deal) possa essere portata avanti.

Per effettuare l’assegnazione dei contatti ai commerciali basterà ricorrere ai workflow (flussi di lavoro automatici) di HubSpot:

1. Il trigger iniziale (la condizione che fa partire l’intero flusso di lavoro) corrisponderà al momento in cui il contatto è diventato MQL (ad esempio, un’esplicita richiesta di informazioni o l’aver dimostrato interesse per un prodotto specifico);
2. il workflow poi controllerà la proprietà del contatto in cui è iscritta la sua collocazione geografica;
3. sempre il flusso di lavoro, assegnerà il contatto al commerciale di zona;
4. ed eventualmente farà partire in automatico altre azioni indispensabili per far progredire la pipeline di vendita (contenuti aggiuntivi, reminder per i commerciali affinché questi chiamino o inviino mail one to one al contatto ecc.).

Con questo esempio abbiamo dimostrato che il solo CRM risulta utile per automatizzare l’assegnazione e per far progredire le trattative commerciali.

I limiti nell’assegnazione delle lead ai sales con il solo CRM

Ora proviamo a cambiare le carte in tavola con un secondo esempio contraddistinto da un processo commerciale più complesso.

Ipotizziamo che un’azienda B2C venda e installi impianti fotovoltaici per mezzo di rivenditori commerciali e installatori sparsi in tutta Italia (la rete commerciale quindi è esterna). Le lead raccolte sono molto numerose e devono essere assegnate sulla base di molteplici criteri (vicinanza geografica, tasso di chiusura del rivenditore, tempestività del rivenditore nel gestire i contatti, idoneità dello stesso nel fornire i prodotti e servizi richiesti dal contatto ecc.) è abbastanza evidente che l’assegnazione per mezzo del solo CRM in questo caso diventi molto più complessa da gestire e controllare per vari motivi.

1. Il workflow non permetterebbe di soppesare adeguatamente tutti i criteri di ripartizione da prendere in considerazione in quanto il flusso di lavoro diventerebbe davvero troppo complicato da strutturare.
   
   
2. Dato che il numero di rivenditori e installatori può essere piuttosto elevato, è impensabile (e probabilmente anche costoso in termini di licenza) abilitare per ognuno di essi accessi diversi al CRM; senza contare che poi ad ogni accesso corrisponderebbe almeno una figura esterna all’azienda da formare adeguatamente sull’uso del CRM stesso.
   
   
3. La diretta conseguenza di un uso improprio degli strumenti offerti dal CRM è che ne sarebbero vanificate tutte le potenzialità per l’azienda; senza un'adeguata formazione i commerciali non potrebbero fornire aggiornamenti sulle trattative e l’azienda non potrebbe più contare su feedback e dati certi che aiutino a capire cosa sta funzionando e cosa no.

La mancanza di feedback certi, sia da parte dei rivenditori che dai contatti commerciali gestiti, è poi causa di altre “opportunità mancate” per l’azienda:

• oltre alla mancanza di informazioni utili a capire come stanno procedendo le singole trattative,
• mancherebbe una visione più ampia sull’efficacia della strategia commerciale impostata,
• mancherebbe anche un riscontro per il team marketing sulla “qualità” delle lead girate al reparto sales
• e non ci sarebbero neanche i presupposti per valutare l’idoneità dei prodotti e servizi offerti ai clienti, cosa che limiterebbe anche il reparto ricerca e sviluppo nel migliorare o ampliare la gamma offerta in base alle specifiche esigenze dei contatti.

Leadmatiq: il nostro lead distribution software

È proprio lavorando su casi simili a quelli del secondo esempio che abbiamo capito cosa manca a molte aziende per gestire al meglio le trattative commerciali: un software di allocazione delle lead che consenta un controllo continuo e capillare sulle trattative e che faciliti tutta una serie di feedback utili ad innovarsi e perfezionarsi su tutti i fronti.

Leadmatiq nasce come strumento software ad hoc sviluppato per una realtà commerciale simile a quella descritta nell’esempio 2, ma negli anni abbiamo anche capito come replicare la stessa soluzione (con gli appositi aggiustamenti) per cucirlo addosso alle più disparte esigenze dei reparti sales.

Un software di lead management che permette di:

• Assegnare automaticamente i contatti ai commerciali in base a molteplici criteri oggettivi personalizzati,
• Integrarsi alla perfezione con il CRM aziendale usato,
• Personalizzare le funzionalità da abilitare ad ogni tipologia di utilizzatore/commerciale, 
• Fornire feedback completi lato commerciale e lato lead per seguire l’andamento delle trattative,
• Fornire anche reportistica puntuale utile sia ai commerciali che per aggiornare strategie di marketing e sales.

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