Onboarding HubSpot: come configurare il miglior software Marketing e Sales

Quante volte hai scelto un software da introdurre in azienda e poi non ha portato i risultati sperati? Quante volte hai sottovalutato la configurazione iniziale e la formazione necessaria per permettere al tuo team di utilizzare il nuovo strumento al meglio delle sue potenzialità?
Marketing manager e direttori vendita come te si sono trovati ad affrontare queste situazioni e a correre ai ripari. Trovare il partner giusto che ti affianchi da subito con un servizio di onboarding è la soluzione migliore per introdurre in azienda una nuova tecnologia, personalizzata in base alle tue esigenze e semplice da spiegare al tuo team.
Sul mercato esistono tantissime soluzioni diverse di CRM e applicativi per il marketing e il servizio clienti. Tra tutti, HubSpot è il software all-in-one per il marketing, il sales e il service perché raccoglie all’interno della piattaforma tutte le funzionalità necessarie alla tua azienda per portare traffico e visitatori alle tue pagine web, generare nuovi contatti, inviare loro email di nurturing, seguire commercialmente i contatti più caldi e offrire assistenza e supporto ai tuoi clienti anche nel post-vendita. Facile, intuitivo, ricco di funzionalità attivabili e modulabili, lo rende una piattaforma CRM adatta ad esser introdotta in aziende B2B e B2C di tutte le dimensioni.

Dal 2014 abbiamo lavorato su centinaia di portali HubSpot diversi, personalizzando nel dettaglio ciascun modulo Marketing, Sales e Service sulla base delle esigenze dei nostri clienti e attivando automation specifiche per agevolarli nel lavoro day by day.
Quando il software sembra semplice da utilizzare, la tentazione di metterci le mani, di smanettare da soli è tanta. Tuttavia, questo può portare a commettere degli errori di configurazione che a lungo andare diventano enormi macigni da spostare, ostacoli seminati qua e là che solo un occhio esperto riesce a individuare e sistemare velocemente.

Ecco perché a volte ci siamo trovati a riconfigurare praticamente da zero portali HubSpot che i clienti avevano settato da soli sottovalutando determinate proprietà native del software. Questo ci ha fatto capire ancora di più quanto sia importante approcciare correttamente il software con il giusto percorso di onboarding che prevede:

1. Consulenza – per capire il contesto aziendale in cui opera il cliente, quali sono i suoi obiettivi e le sue sfide, com’è strutturata internamente l’azienda e quali dipartimenti sono coinvolti
2. Progettazione – analizziamo i processi di marketing, sales e post-vendita per riprogettarli all’interno del software
3. Configurazione – attiviamo tutte le funzionalità del software necessarie per utilizzare il software al meglio delle sue potenzialità
4. Personalizzazione – caliamo nel concreto gli strumenti che il software mette a disposizione personalizzando ad esempio modelli di email, campi di profilazione e sales, workflow automation per comunicazioni interne, esterne e valorizzazione proprietà
5. Formazione – diffondiamo la conoscenza del software ai dipartimenti coinvolti, focalizzandoci sulle attività che ogni membro del team deve fare e saper fare.

Vediamo brevemente come si svolge un percorso di onboarding per ciascuno modulo HubSpot: Marketing, Sales e Service Hub.

Onboarding HubSpot Marketing

Questo percorso di onboarding è dedicato a chi attiva una licenza HubSpot Marketing Hub Starter, Professional o superiore. È suddiviso in sessioni con cadenza settimanale e coinvolge un HubSpot Account Strategist e un HubSpot Project Manager in grado di affiancarti e suggerirti le soluzioni più vantaggiose per le tue attività di marketing con HubSpot.
Ecco alcune delle cose che imparerai a fare e su cui sarai autonomo, in base alla licenza HubSpot acquistata:

• Creare nuove properties
• Creare liste per segmentare il tuo database e inviare comunicazioni mirate
• Creare funnel di marketing: form (anche con campi progressivi se la licenza lo permette), landing page, email di follow-up, DEM e automatiche
• Gestire la privacy dei contatti
• Creare Ads all’interno del portale HubSpot
• Creare live chat e chatbot
• Configurare una content Strategy (blog post, topic, pillar page)

Onboarding HubSpot Sales

È il percorso di onboarding destinato a chi attiva una licenza Sales Hub Starter, professional o superiore. È suddiviso in sessioni con cadenza settimanale e coinvolge un HubSpot Account Strategist e un HubSpot Project Manager in grado di mappare il tuo attuale processo di vendita, affiancarti e implementare la nuova sales pipeline all’interno del software, per una gestione ottimale delle trattative commerciali.
Ecco alcune delle cose che imparerai a fare:

• Utilizzare le funzionalità CRM per gestire contatti e aziende nel day by day (ad esempio invio email one-to-one, inserimento note, valorizzazione campi, creazione task, ecc)
• Creare i deal (anche in automatico se la licenza lo permette), ossia l’oggetto che in HubSpot identifica la trattativa
• Utilizzare il tool per creare preventivi
• Creare dashboard direzionali e report personalizzati per i tuoi commerciali
• Sfruttare l’app di HubSpot (sì c’è un app che ti aiuta a gestire le tue trattative anche quando sei in mobilità, alcune funzioni sono disponibili solo tramite l’app ne ho parlato in questo articolo: HubSpot App: il miglior CRM nel tuo smartphone)
• Analizzare prospect per avviare una strategia Account- based marketing: scopri di più in questa guida 

Onboarding HubSpot Service

Se vuoi gestire il post-vendita, questo è il percorso onboarding per te che hai scelto una licenza Service Hub Starter, Professional o superiore. È suddiviso in sessioni con cadenza settimanale e coinvolge un HubSpot Account Strategist, un HubSpot Project Manager e un HubSpot Web Developer in grado di aiutarti nell’implementazione degli strumenti per il Customer Care.
A titolo di esempio, e in base al livello di licenza Service Hub acquistata, potrai:

• Impostare le fonti da cui raccogliere richieste di assistenza: form, configurazione email condivisa, live chat o chatbot
• Gestire i ticket assegnandoli automaticamente al collega giusto
• Creare e inviare feedback survey
• Analizzare i Service Analytics (ad esempio i tempi di chiusura di un ticket)
• Configurare la Knowledge Base (una sorta di blog in cui inserire articoli specifici e che rispondono a una delle domande più frequenti dei tuoi clienti, ad esempio “Come si attiva il profilo sulla vostra piattaforma X?”)
• Configurare il Customer Portal, una sezione dedicata in cui l’utente può vedere tutti i ticket che ha aperto e interagire con il team del customer care

Ricapitolando, ogni modulo HubSpot (Marketing, Sales e Service) ha le sue peculiarità, si possono attivare insieme oppure anche in momenti diversi, adeguandosi alle esigenze aziendali. A maggior ragione in quest’ultimo caso è necessario avere una visione d’insieme dell’intero software per non creare errori e sovrapposizioni, perché ci sono settaggi e configurazioni che vanno fate a livello di sistema perché il database è unico.
Vuoi iniziare ad utilizzare HubSpot al meglio delle sue potenzialità?

Scoprile tutte nella prima guida interamente dedicata ad HubSpot, il Software numero uno al mondo per il Marketing Automation.