Programmi gestione contatti: CRM & Soluzione Leadmatiq

Il successo di qualsiasi azienda, B2B o B2C, dipende in parte dalla cura e dall'attenzione rivolta ai propri clienti, oltre alla gestione efficace della comunicazione e dei dati, fondamentale per garantire una relazione duratura e proficua con loro.

Grazie all'ampia gamma di strumenti informatici disponibili oggi, è possibile semplificare e ottimizzare i processi di gestione dei clienti. Vediamo insieme alcune soluzioni disponibili. Tra le esigenze che riscontriamo quando incontriamo per la prima volta una nuova azienda, abbiamo:

1. Migliorare la raccolta e gestione dei dati di clienti attuali e potenziali
2. Digitalizzare i processi Marketing e Sales
3. Avere un maggior controllo dei dati, soprattutto se si hanno reti di vendita esterne.

Per ciascuna di queste esigenze, abbiamo una soluzione da consigliarti!

Migliorare la raccolta e gestione dei dati di Clienti e Prospect

Molto spesso, i dati dei clienti sono conservati all’interno del gestionale aziendale, per una questione di fatturazione, gestione magazzino e altro.

Per arrivare a quell’ordine da fatturare, però, sarà stato necessario mettere in campo tutta una serie di attività marketing e vendita per:

• incontrare il possibile cliente,
• capire le sue esigenze,
• fare un sopralluogo,
• oppure fare una demo di prodotto.

1. Se si partecipa ad eventi/fiere di settore in cui si raccolgono nominativi, questi dati restano in fogli Excel distribuiti ai vari commerciali, senza una condivisione unica.
2. Se il sito web genera contatti, i dati della richiesta vengono inoltrati via email al referente interno che possa seguirlo.
3. Se ci sono agenti esterni che procacciano i possibili clienti, le loro valigette e la loro agenda sarà piena di appunti e bigliettini da visita.

Tutta questa frammentazione del database è un rischio per l’azienda, per una serie di motivi:

• Non c’è condivisione del know-how, per cui potrebbero esserci più referenti interni che lavorano sullo stesso prospect senza saperlo;
• Se una risorsa cambia lavoro, si perde il flusso di email, telefonate e atre comunicazioni che la stessa ha avuto con prospect e clienti seguiti fino a quel momento;
• Il contatto amministrativo inserito nel gestionale non è la persona che viene in contatto con il tuo reparto marketing e vendite e su cui puoi puntare per attività di up-selling e cross-selling. 

Per ovviare a questi problemi, ci sono software che ti permettono di unificare il tuo database, dando accessi diversi a ciascun collega. Uno di questi è HubSpot, piattaforma in cloud disponibile anche in italiano che si integra con un sacco di software esterni. In questo modo puoi unire gli strumenti che già utilizzate in azienda e beneficiare di un database unico. 

1. Se il tuo sito è in WordPress, ad esempio, puoi collegarlo ad HubSpot così che tutte le richieste siano raccolte nel CRM.
2. Se partecipi a fiere, puoi creare delle landing page in cui i visitatori si registrano e i loro dati entrano nel CRM.
3. Se i commerciali scambiano e-mail e telefonate con possibili clienti, possono tracciare tutte le comunicazioni importanti con un semplice clic. Inoltre, grazie all’app di HubSpot possono scansionare tutti i biglietti da visita dei prospect che stanno incontrando. 

Digitalizzare i processi Marketing e Sales per gestire i contatti in un unico CRM

Una volta impostato e creato il database unico, HubSpot permette di creare accessi diversi per i vari utenti così che possano utilizzare le funzionalità necessarie per svolgere il proprio lavoro.

HubSpot Marketing Hub

Il reparto marketing può ad esempio:

• Collegare gli account pubblicitari per monitorare le campagne di advertising attive
• Creare pagine web, blog post e landing page per attirare nuove visite e convertirle in lead
• Creare email di marketing da mandare a liste segmentate per comunicare il giusto messaggio alle persone interessate
• Profilare i contatti con form avanzati per passare al reparto vendite i contatti più caldi.

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HubSpot Sales Hub

Il reparto vendita a quel punto può concentrare le sue attività sui clienti già acquisiti per gestire rinnovi o fare attività di up-selling e cross-selling; inoltre, può iniziare la relazione con nuovi prospect arrivati dalle attività di marketing. 

In particolare, ogni commerciale può:

• Collegare la propria casella di posta e calendario per registrare automaticamente nel CRM tutte le comunicazioni e riunioni importanti avute con quel possibile cliente
• Inserire note, task e chiamate all’interno della scheda contatto (e azienda associata se opera nel B2B)
• Seguire la fase di prospecting per qualificare il contatto e verificare che sia interessato a un’offerta
• Gestire le trattative dall’inizio alla fine, organizzando i vari step del processo di vendita in una pipeline
• Creare il preventivo e molto altro ancora.

Inoltre, a livello direzionale si possono impostare degli obiettivi di fatturato, impostare previsioni di vendita e monitorare in tempo reale l’andamento grazie a dashboard direzionali con report specifici divisi per commerciale. 

Se vuoi approfondire ulteriormente le funzionalità di CRM e Sales pipeline, clicca qui per ricevere gratuitamente la guida dedicata.

HubSpot Service Hub

Se la tua azienda si occupa anche di assistenza e post-vendita, HubSpot ha un modulo dedicato per la gestione del ticketing, oltre alla creazione di sondaggi per la soddisfazione del cliente. 

Maggior controllo dei dati, anche con reti vendita esterne, grazie a Leadmatiq

Se sei un’azienda produttrice e non disponi di una rete vendita interna, risulta difficile dare accesso al CRM aziendale a figure esterne quali agenti, rivenditori, distributori, ecc. Molto spesso si inoltrano liste di nominativi in Excel, se l’azienda fa attività di lead generation per passare le richieste ai partner. Altrimenti, il direttore commerciale tiene riunioni/incontri con i vari partner per capire com'è l'andamento e se stanno performando. La gestione di tutto questo processo diventa molto complessa, lenta e incompleta.

Come si può intervenire in questo caso?

Non è possibile dare accesso al CRM aziendale a figure esterne perché potrebbe essere dispendioso a livello di costo (se la licenza del software richiede un costo ad utente), oltre al fatto che difficilmente aggiorneranno i dati raccolti. 

Per ovviare a questa cosa, abbiamo sviluppato una soluzione ad hoc che si integra perfettamente con CRM come HubSpot e SalesForce e che guida la rete vendita a portare a termine le trattative assegnate, senza condividere nessun accesso. 

Come funziona Leadmatiq?

Leadmatiq pesca da una lista i contatti che intendi passare alla rete vendita. L’algoritmo di Leadmatiq è progettato per assegnare il contatto al partner più adatto in base a determinati criteri come:

• vicinanza geografica
• competenza su prodotto/servizio richiesto dal prospect
• velocità di presa in carico delle precedenti richieste
• punteggio ottenuto perché partecipa a incontri formativi sui tuoi prodotti/servizi
• recensioni avute dai precedenti clienti.

Il partner riceve l’assegnazione via email o SMS e deve confermare se la prende in carico, altrimenti Leadmatiq la riassegna a un altro partner. Attraverso un flusso di email successive, il partner risponde a semplici domande indicando una risposta affermativa o negativa, fino ad arrivare alla conferma di acquisto da parte del prospect oppure no. Leadmatiq verifica anche sul contatto la veridicità di quanto indicato dal partner. 

In questo modo, tutte le trattative passate ai partner sono visibili nella dashboard di Leadmatiq che si aggiorna in automatico e in tempo reale in base agli stati di avanzamento della trattativa.

Se ti sei riconosciuto in una delle tre esigenze che abbiamo affrontato in questo articolo, noi abbiamo la soluzione più adatta per aiutarti e migliorare le relazioni con i tuoi clienti e prospect. Scarica la guida.